Organización de archivos PDF en Synology NAS

Consulta desde iPhone · Synology DS223j

Documento de referencia. Los nombres de menús pueden variar según la versión de DSM y de la aplicación.

Objetivo

Establecer un método sencillo y consistente para clasificar, nombrar, guardar, localizar y consultar documentos PDF desde una computadora o un iPhone, sin duplicar innecesariamente los archivos ni exponer carpetas privadas.

Punto de partida conocido

La estructura que ya has utilizado incluye web/JAL/archivos/PDF, junto con las carpetas Word, Excel y Otros dentro de archivos. Se conserva esa organización como referencia. Los documentos privados deben mantenerse fuera de la raíz web.

Regla principal: clasifica primero por función o proyecto; usa el nombre del archivo para identificar contenido y fecha. Evita crear una carpeta nueva para cada documento.

1. Estructura recomendada

Estructura privada de referencia

Documentos_JAL/
├── 00_Por_clasificar/
├── 01_Administracion/
├── 02_Proyectos/
│   └── Nombre_Proyecto/
│       ├── 01_Planos/
│       ├── 02_Informes/
│       ├── 03_Presupuestos/
│       └── 04_Referencias/
├── 03_Contratos/
├── 04_Predios_y_Avaluos/
├── 05_Dictamenes/
├── 06_Manuales_y_Normas/
└── 99_Archivo_Historico/

Estructura web existente

web/JAL/archivos/
├── PDF/
├── Word/
├── Excel/
└── Otros/

• PDF privado o sensible: carpeta privada del NAS con permisos de usuario; no una carpeta web pública.
• PDF destinado a consulta pública: copia revisada en la carpeta publicada por Web Station, si esa es la intención y la configuración de acceso está comprobada.
• Documento de proyecto: carpeta del proyecto y subcategoría correspondiente.
• Archivo recién recibido: 00_Por_clasificar, para clasificarlo durante una revisión periódica.

Evita dos verdades distintas

No mantengas dos copias editables como si ambas fueran el original. Si publicas un documento conservado en privado, define una copia de publicación y actualízala de manera consciente.

2. Convención para nombrar PDF

Formato recomendado:

AAAA-MM-DD_Tema_o_Proyecto_TipoDocumento_V##.pdf

Ejemplos:

2026-10-10_Proyecto_Cabana_Informe_Avance_V01.pdf
2026-10-10_Predio_Lote02_Plano_Localizacion_V03.pdf
2026-09-25_Contrato_Renta_Mazatlan_Firmado.pdf
2026-08-14_Manual_Synology_DS223j_V01.pdf

• Usa fechas AAAA-MM-DD para ordenar cronológicamente.
• Separa palabras con guion bajo (_) y evita Documento1.pdf, Final.pdf o Nuevo.pdf.
• Usa V01, V02, V03 para revisiones. Usa “Firmado” o “Aprobado” solo si el estado es real.
• No incluyas contraseñas ni datos sensibles innecesarios en el nombre.
• Conserva la extensión .pdf; cambiarla no convierte el archivo.

3. Procedimiento para ordenar archivos

1. Abre DSM e inicia sesión con tu usuario personal; entra en File Station.
2. Localiza la carpeta de origen y revisa los nombres y el contenido.
3. Crea carpetas destino con nombres claros; haz cambios en lotes pequeños.
4. Mueve archivos a su ubicación principal. Copia solo cuando quieras conservar deliberadamente el original.
5. Renombra con la convención y abre algunos PDF para comprobar que funcionan.
6. Comprueba permisos de lectura/escritura cuando corresponda.

Rutina en cinco pasos: recibir → revisar → renombrar → mover a la categoría → comprobar que abre.

• Mover: cambia la ubicación.
• Copiar: crea un duplicado, útil para una copia destinada a publicación.
• Eliminar: solo tras comprobar que no es el único ejemplar necesario. La papelera, si está habilitada, no sustituye una copia de seguridad.

Ejemplo: un informe PDF de una cabaña puede guardarse en Documentos_JAL/02_Proyectos/Cabana/02_Informes/. Si se requiere consulta pública, prepara una copia aprobada en web/JAL/archivos/PDF/.

Una carpeta organizada no equivale a una copia de seguridad. Mantén una copia adicional en otro destino adecuado y verifica periódicamente la recuperación.

4. Consultar los PDF desde el iPhone

DS file para iOS es una opción de Synology para navegar por carpetas del NAS, descargar documentos y mantener archivos disponibles sin conexión.

Configuración inicial

1. Instala DS file desde la App Store si es compatible con tu dispositivo.
2. Ten a mano la dirección o QuickConnect/host, el usuario DSM y la contraseña. No incluyas contraseñas en este manual.
3. Usa HTTPS/TLS cuando esté correctamente configurado; no ignores advertencias de certificado.
4. Inicia sesión y navega por las carpetas a las que tu usuario tenga permiso.

Abrir y encontrar

• Toca el PDF para previsualizarlo si la aplicación lo admite.
• Descárgalo al iPhone para consultarlo sin conexión y verifica que esté en archivos locales.
• Agrega carpetas frecuentes a Favoritos/Mis favoritos.
• Busca por parte del nombre cuando recuerdes fecha, proyecto o tipo de documento.
• Usa Compartir/Abrir en para abrir un archivo descargado en otra aplicación.

Desde Safari

Si el portal web está configurado y el archivo se encuentra en una ruta publicada, puedes abrirla en Safari. La dirección histórica del portal JAL es http://jalunasoto2nas.synology.me/JAL/; confirma que siga activa y que la ruta exista. Para documentos privados, prefiere acceso autenticado y conexión segura.

Guarda la carpeta de consulta frecuente en DS file. Si utilizas el portal web para archivos expresamente públicos, guarda el portal en Safari. Son accesos distintos.

5. Seguridad y solución de problemas

• Usa cuentas individuales y concede solo los permisos necesarios.
• No habilites acceso anónimo ni publiques carpetas con documentos personales o técnicos no destinados al público.
• Mantén DSM y aplicaciones actualizados; utiliza contraseñas robustas y autenticación adicional si está disponible.
• Revisa la configuración de los enlaces compartidos antes de enviarlos.
• No uses HTTP para transmitir credenciales o documentos sensibles; configura HTTPS antes de ese uso.

6. Lista de comprobación mensual

• Vaciar 00_Por_clasificar y renombrar pendientes.
• Buscar duplicados evidentes y decidir cuál es la versión principal.
• Comprobar que carpetas privadas no estén expuestas en el portal público.
• Abrir desde el iPhone un PDF de cada ubicación frecuente.
• Verificar el estado de la copia de seguridad y recuperar un archivo de prueba.

7. Referencias oficiales

Synology — DS file para iOS: kb.synology.com/es-mx/DSM/help/DSfile/iPhone?version=6

Synology — permisos de carpetas compartidas: kb.synology.com/.../file_share_privilege?version=7

Synology — File Station: kb.synology.com/es-mx/DSM/help/FileStation/FileBrowser_desc?version=6

Supuestos y límites

La estructura y convención de nombres son propuestas, no carpetas que se hayan creado automáticamente. La ruta web es una referencia histórica y debe comprobarse. No se inició sesión en el NAS ni se modificaron carpetas, permisos o servicios. Las pantallas pueden variar según DSM, DS file e iOS.

Control de calidad: el PDF se genera en tamaño Carta vertical usando la plantilla institucional JAL original como fondo. El HTML es un documento complementario con reglas de impresión Carta vertical. No se ha realizado prueba física de impresión ni prueba de conexión al NAS/iPhone.